Образец формы журнала для регистрации приказов по личному составу

Система учета кадровых документов

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

Документов дела № _____

№ п/п Индекс
документа
Дата документа Заголовок документа №№ листов дела Примечание

Итого ___________________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность И.О. Фамилия

Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личное дело руководителей организации. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

К документам по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариальному удостоверению не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документам по личному составу относятся следующие применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация, и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.

В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме. Это обусловлено социальной значимостью кадровой документации и длительным сроком их хранения.

№ п/п Дата Краткое содержание Примечание
1-К 02.01.2004 О приеме на работу менеджером Иванова Л.А.
2-К 02.01.2004 Об увольнении 27 сотрудников Коллективный
3-К 04.02.2004 О переводе Козина Е.Д. на должность зав. отделом рекламы

В связи с разницей в сроках хранения для регистрации кадровых распорядительных документов, как правило, ведется две базы данных:

· приказов (распоряжений) по приему, переводу на другую работу, увольнению, имеющих срок хранения, как и сами приказы, 75 лет;

· приказов (распоряжений) по предоставлению отпусков, в том числе без сохранения содержания, временному замещению должностей, командировкам, взысканиям и другим вопросам, имеющим срок хранения 5 лет.

Возможно более дробное разделение системы регистрации последней группы кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы на документацию по командировкам, на выдаваемые сотрудникам справки, по поощрениям и взысканиям, по отпускам.




Ответить

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вы можете использовать HTML- теги и атрибуты:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

35 − 33 =